Contoh surat permohonan kepada bank perihal pencetakan rekening koran dan permintaan surat keterangan bank (bank reference)

Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk aplikasi UK visa memang sedikit "ribet", terutama dokumen mengenai bukti dana/uang yang kita miliki. Dokumen yang diterima sebagai bukti dana yang kita miliki untuk pengajuan visa Tier 4 (general) student seperti yang tercantum di website UK Border Agency yaitu:

You can use the following documents to show money that is available to you:

• personal bank or building society statements, covering a consecutive 28-day period ending no more than one month before the date of your application;
• a building society pass book, covering a consecutive 28-day period ending no more than one month before the date of your application;
• a letter from a bank confirming that funds have been held for a consecutive 28-day period ending no more than one month before the date of your application;
• a letter from a financial institution confirming that funds have been held for a consecutive 28-day period ending no more than one month before the date of your application;
• a letter from a financial institution confirming a loan, dated no more than six months before the date of your application.

Personal bank statement adalah rekening tabungan/giro yang dicetak dan diotorisasi oleh pihak bank. Sedangkan surat dari bank yang mengkonfirmasi dana yang kita miliki biasa disebut dengan "Surat keterangan bank (bank reference)". Untuk memperoleh bank reference, setiap bank mempunyai persyaratan tersendiri (bisa ditanyakan kepada customer service bank). 

Saat kami akan mengajukan aplikasi UK visa, rekening yang saya gunakan adalah rekening milik suami (main applicant) dimana saat itu suami sudah berada di UK. Sebelumnya bank meminta suami untuk membuat surat kuasa kepada saya agar saya dapat mengajukan permohonan penerbitan surat keterangan bank dan urusan perbankan lainnya. 

*warning : bank hanya mau menerima surat kuasa dengan tanda tangan asli, bukan hasil scan seperti yang pernah saya lakukan. Saya bernegosiasi dengan pihak bank, dan akhirnya mereka bersedia menerima surat dengan tanda tangan scan itu ditambah surat keterangan di institusi tempat kerja suami yang menyatakan bahwa suami adalah pegawai di institusi tersebut dan menyatakan saya adalah istrinya.*

Surat permohonan kepada bank yang saya ajukan seperti berikut:

(nama kota, tanggal surat)

Kepada Yth.

Pimpinan PT Bank …….

Di tempat

Perihal : Pemohonan Mencetak Laporan Rekening Koran dan Surat Keterangan Bank

Yang bertanda tangan di bawah ini:                                                                                        

Nama                    : …….

NIK                         : ……

Alamat                  : ……

Pemilik rekening (nama produk tabungan), no. rekening ……

Dengan ini mengajukan permohonan untuk:

1.       Mencetak laporan rekening koran dari tanggal …… sampai dengan tanggal …… (dalam bahasa Inggris);

Rekening koran yang dimaksud mohon mencantumkan nama pemilik rekening, nomor rekening, tanggal laporan, nama institusi dan logo, serta jumlah dana yang tersedia.

2.       Pembuatan Surat Ketengan Bank (dalam bahasa Inggris).

Surat keterangan bank yang dimaksud mohon mencantumkan nama pemilik rekening, nomor rekening, tanggal surat, nama institusi dan logo, dana yang terdapat di rekening, dan jumlah uang yang dapat dipergunakan dalam periode tersebut.

Referensi bank tersebut akan kami pergunakan sebagai syarat pengajuan visa kepada UK Border Agency (Visa Services) Kedutaan Besar Inggris di Indonesia yang beralamat di ................. Jakarta, atas nama:

1.       …. (istri)

2.       …. (anak)

3.       …. (anak)

Segala akibat yang timbul atas permohonan ini menjadi tanggung jawab kami sepenuhnya dengan membebaskan (nama bank) dari segala akibat tuntutan atau gugatan yang timbul dari pencetakan laporan rekening koran dan pembuatan surat keterangan bank.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(pemohon)

Tel: …..

Email: ……

Surat Keterangan (mutasi sekolah) tidak terpakai!

Setelah berada di UK lebih dari 6 bulan, kami baru sempat melakukan prosedur lapor diri ke Indonesian Embassy. Sebenarnya bulan Mei lalu, kami sudah menyiapkan semua dokumennya, dan bermaksud lapor diri bersamaan dengan acara Kibar Gathering. Tapi, kami datang terlambat, kesempatan untuk lapor diri yang difasilitasi panitia terpaksa tidak dapat kami pergunakan :(

Sampai akhirnya suami berencana ke Kedutaan untuk mengurus exit permit, sekalian lapor diri. Kami siapkan lagi dokumennya (paspor, pas foto, formulir lapor diri), Surat Keterangan (dari Kemendiknas) mutasi sekolah anak-anak yang dulu kami urus sewaktu di Indonesia, dan juga surat-surat sehubungan dengan penerimaan sekolah di Southampton karena sekolah yang dinyatakan dalam surat keterangan berbeda dengan sekolah anak kami sekarang ini, just in case.

Dan, ternyata, Kedutaan tidak memerlukan semua surat keterangan itu! Pihak kedutaan menjelaskan hal ini karena ada perbedaan sistem administrasi di UK dan Indonesia. Di UK, untuk mendaftarkan sekolah atau pindah sekolah tidak memerlukan berbagai prosedur administrasi dan birokrasi yang panjang, cukup mendaftar via online atau mengisi formulir yang didapat di city council, bahkan surat keterangan dari negara asal pun tidak diperlukan. Di Indonesia, untuk mendapatkan surat keterangan itu, kami harus minta tandatangan dari tingkat kecamatan, kota/kabupaten, propinsi, sampai pusat! (Baca : Mengurus administrasi pindah sekolah ke luar negeri)

Dokumen yang nantinya digunakan sehubungan dengan sekolah anak sewaktu kami kembali ke Indonesia adalah surat keterangan dari sekolah anak terakhir dan surat keterangan dari kedutaan.

Long Journey to UK : prepare your flight

Sebelum mengajukan visa ke UK, ada baiknya merencanakan waktu keberangkatan ke UK. Saat mengajukan aplikasi visa, kita akan ditanya perkiraan keberangkatan. Hal ini mungkin menjadi pertimbangan UK Border Agency dalam memutuskan kapan visa terbit. Dulu kami memperkiraakan akan berangkat kurang lebih tiga minggu setelah waktu pengajuan visa. Hal ini berdasarkan rata-rata waktu pengurusan visa antara 3 - 15 hari, bahkan dapat lebih lama, tergantung pada kelengkapan persyaratan. Alhamdulillah, visa kami terproses dalam 3 hari.(read : Layanan SMS dr VFS)

Kira-kira sebulan sebelum mengajukan visa, saya mulai mencari jadwal penerbangan ke London via www.skyscanner.co.id. Saya tentu mencari jadwal penerbangan dengan budget kecil ;). Beberapa pilihan maskapai penebangan dengan biaya relatif murah yaitu Qatar Airlines, Malaysia Airlines, Emirates, dan Saudi Arabia Airlines. Waktu itu kami pilih maskapai yg pertama, tp saya gak rekomen maskapai ini, karena ternyata penerbangannya di delay 6 jam waktu transit, dan sejauh yg saya tau, tidak semua penumpang diperlakukan sama dalam hal kompensasi karena keterlambatan ini.

Perlu diingat bahwa kita juga harus mempersiapkan beberapa kemungkinan penerbangan, jika belum ada kepastian visa.

Mengurus administrasi pindah sekolah ke luar negeri

Sehubungan dengan rencana kepindahan anak-anak, mengikuti ayahnya yang sedang tugas belajar di luar negeri, maka kami harus mengikuti serangkaian prosedur untuk administrasi kepindahan sekolah anak-anak. Berdasarkan pengalaman, berikut ini adalah langkah-langkah yang telah kami lalui :

1.    Buat surat permohonan pindah sekolah ke sekolah asal;

Ketika saya menyampaikan rencana kepindahan kami kepada kepala sekolah tempat anak-anak belajar selama ini, pihak sekolahlah yang menyiapkan surat permohonan tersebut.

2.   Sekolah asal akan membuatkan surat keterangan pindah sekolah (yang ditandatangani Kepala Sekolah);

3.    Surat tersebut harus diotorisasi di UPTD Dinas pendidikan tingkat kecamatan;

4.       Kemudian minta otorisasi di Dinas Pendidikan tingkat Kabupaten/Kota;

5.       Selanjutnya otorisasi Dinas Pendidikan tingkat Propinsi;

6.       Mengurus di Dirjen Dikdasmen, syaratnya:

a.    Surat Keterangan pindah sekolah yang sudah diotorisasi sebelumnya

b.      Fotokopi rapor

c.       Pas foto

d.      Mengisi formulir yang disediakan

Proses otorisasi masing-masing sekitar 5 – 10 menit saja, kecuali jika pejabat yang berwenang sedang tidak ada di tempat, maka surat (mungkin) baru bisa diambil keesokan harinya.

Sebenarnya kami juga tak habis pikir, kenapa harus meninta otorisasi (pengesahan surat) berjenjang dari tingkat kecamatan sampai tingkat pusat (kementrian). Tidak bisakah prosedur itu diringkas?

Layanan SMS dari VFS

Tanggal 7 Februari 2012 lalu kami mengajukan aplikasi visa ke Inggris. setelah menyerahkan dokumen dan membayar biaya aplikasi. Kami juga ditawari layanan tambahan berupa layanan SMS dan layanan kurir. Layanan SMS berguna untuk memberitahukan perkembangan pengajuan aplikasi visa UK kita. SMS tersebut akan mengirimkan pesan otomatis ke ponsel (HP) kita pada berbagai tahap proses aplikasi visa. Hal ini diikuti oleh pesan otomatis ke alamat email kita, memberitahukan status aplikasi visa.

Pesan yang kita terima beberapa saat setelah mengumpulkan aplikasi visa adalah (dari +3344556677)
Permohonan Visa, no. ref. VFS-JK-01-093xxx- X telah diserahkan ke Konsulat Jenderal Inggris pada tanggal 07/02/2012 untuk diproses.

Selang 3 hari kemudian, masuk SMS dari no yang sama yang berbunyi
Permohonan visa yang diproses dengan no. ref VFS-JK-01-093xxx- X siap untuk diambil di Pusat aplikasi Visa Inggris


Itu artinya, aplikasi visa kami sudah disetujui, tinggal mengambil visa beserta dokumen pendukungnya ^,^

Saatnya tiba untuk pengambilan visa dan dokumen.  Setelah menerima visa di paspor dan mengambil dokumen lainnya, VFS akan megirimkan pesan singkat. Isi pesan tersebut :
 Permohonan visa yang diproses no. ref VFS-JK-01-093xxx-X diambil dari Pusat Aplikasi Visa Inggris pada tanggal dd/mm/yyyy

Menghitung dana maintenance untuk aplikasi visa Tier 4 (General) Student

Untuk memenuhi persyaratan maintenance sebagai dependant (anggota keluarga)-  tanpa sponsor (tidak ditanggung dalam beasiswa main applicant), kita harus menunjukkan bukti bahwa kita memiliki cukup uang/dana untuk mendukung biaya hidup masing-masing anggota keluarga maksimal selama 9 bulan. Kita juga harus membuktikan biaya (fee) yang telah dibayarkan dan menunjukkan dana yang kita miliki diluar fee tersebut.

Besaran persyaratan maintenance untuk anggota keluarga (dependant) dari Tier 4 (General) Student tergantung pada tempat/wilayah main applicant belajar di UK, dan apakah main applicant sudah menghadiri studinya di UK. Pemerintah Inggris mengestimasi biaya hidup untuk main applicant minimal sebesar £ 800 (wilayah sekitar London) dan £ 600 (di wilayah lainnya). Sedangkan untuk dependant sebesar £ 533 (wilayah sekitar London) dan £ 400 (wilayah lainnya). Yang termasuk dalam wilayah sekitar London yaitu : Camden, City of London, Hackey, Hammersmith and Fulham, Haringey, Islington, Kensington and Chelsea, Lambeth, Lewisham, Newham, southwark, Tower Hamlet, Wandswort and Westminster.

Perhitungan maintenance untuk dependant (anggota keluarga):
1. Belajar di sekitar London, belum berada di UK
Masing-masing anggota keluarga = £ 533. Misalnya dependant terdiri dari partner (istri) dan 2 anak maka dana yang harus tersedia =3 x £ 533 = £ 1.599 per bulan selama maksimal 9 bulan (total £ 14.391), belum termasuk student (main applicant)

2. Belajar di luar London, belum berada di UK
Masing-masing anggota keluarga = £ 400. Misalnya untuk 3 orang dependant maka dana yang harus tersedia =3 x £ 400 = £ 1.200 per bulan selama maksimal 9 bulan (total £ 10.800), belum termasuk student (main applicant).

3.  Belajar di sekitar London, sudah berada di UK
Masing-masing anggota keluarga = £ 533. Misalnya untuk 3 orang dependant maka dana yang harus tersedia =3 x £ 533 = £ 1.599 per bulan selama maksimal 2 bulan (total £ 3.198), belum termasuk student (main applicant)


4. Belajar di luar London, sudah berada di UK
Masing-masing anggota keluarga = £ 400. Misalnya untuk 3 orang dependant maka dana yang harus tersedia =3 x £ 400 = £ 1.200 per bulan selama maksimal 2 bulan (total £ 2.400), belum termasuk student (main applicant).

Pada bulan Februari 2012, saat kami mengajukan visa, nilai konversi yang digunakan petugas VFS di Indonesia adalah Rp 15.000 = £ 1. (Catatan: nilai kurs ini berbeda dengan apa yang dinyatakan dalam guidance-nya. Sesuai guidance, kurs akan diambil berdasarkan nilai yang dipublikasikan dalam www.oanda.com.)

Ref: PBS (Dep) Guidance (version 07/2011)

Dokumen pendukung aplikasi Visa Tier 4 (General) Student - Dependant Partner/Child

Berikut ini adalah daftar dokumen yang kami sertakan saat mengajukan aplikasi Visa Tier 4 (general) student - dependant partner dan dependant child. Perlu diketahui, main applicant (suami) adalah pemegang visa Tier 4 (general) Student, menerima beasiswa dari pemerintah. Dalam beasiswa tersebut tidak mencakup biaya (maintenance) untuk keluarga, sehingga kami menggunakan dana pribadi. Dana tersebut harus memenuhi standar minimal biaya hidup sesuai ketetapan pemerintah Inggris. Dana dalam rupiah akan dikonversi menjadi Poundstering. Sewaktu kami mengajukan visa (Februari 2012) besaran konversinya adalah Rp 15.000 = 1 GBP.

Dokumen yang kami sertakan yaitu:

• Paspor yang masih berlaku,
• Akte kelahiran dan terjemahannya,
• Akte nikah dan terjemahannya,
• Kartu keluarga dan terjemahannya,
• Akte kelahiran main applicant (suami) dan anak-anak, beserta terjemahannya,
• Fotokopi paspor main applicant,
• halaman Visa main applicant,
• fotokopi CAS (confirmation of acceptance for studies) main applicant,
• fotokopi LOA (Letter of Acceptance) main applicant,
• fotokopi Guarantee letter of main applicant (Surat Keterangan Beasiswa),
• Surat Keterangan Gaji (Letter of Salary and Allowances) dari instansi tempat bekerja main applicant,
• Original tuition fee receipt, apabila sudah membayar seluruh/sebagian biaya kuliah di Tier 4 sponsor.
• Bank Reference (Surat Keterangan Bank) dan personal bank statement (rekening koran 28 hari yang berakhir tidak lebih dari 1 bulan sebelum tanggal aplikasi),
• Bukti kepemilikan aset lainnya (yang kami pergunakan adalah sertifikat tanah),
• Tenancy agreement (Surat Perjanjian Sewa) atas rumah yang akan kami tempati selama di Inggris,
• Surat undangan dari main applicant

Masing - masing dokumen asli harus disertai 1 lembar fotokopiannya. 

Mau mengurus UK Visa?

Bulan Februari 2012 ini, kami mengurus visa ke Inggris. Kategori visa yang kami daftarkan adalah Visa Tier 4 (General) Student - Dependant Partner dan Dependant Child. Suami, sebagai main applicant, adalah pemegang visa Tier 4 (General) Student. Karena masa studi melebihi 6 bulan, maka diperkenankan membawa keluarga.

Berikut adalah langkah-langkah pengurusan UK Visa, secara umum:

1. Kunjungi website UK Border Agency
2. Pelajari aturan dan pedoman pengurusan visa. Sebelumnya, tentukan dahulu kategori visa yang akan kita ambil, sesuai tujuan keberangkatan ke Inggris. 
3. Download pedoman pengurusan visa dan formulir aplikasi visa (format PDF). Hal ini berguna sebagai pedoman untuk mempersiapkan dokumen pendukung serta dalam pengisian secara online.
4. Siapkan dokumen yang mendukung semua informasi yang akan kita sampaikan dalam aplikasi visa. Dokumen tersebut harus disertai fotokopiannya (cukup 1 lembar untuk setiap dokumen). Jika dokumen tidak berbahasa Inggris, maka dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah profesional.
5. Lengkapi aplikasi visa secara online. Sebelumnya, siapkan dahulu alamat email dan password untuk log-in. Kita bisa menekan tombol "save" di setiap section aplikasi apabila tidak yakin dengan isi jawabannya. Kapanpun setelah yakin sesuai dokumen, kita bisa melanjutkan pengisian kembali.
6. Cetak aplikasi online. Jangan lupa untuk menandatangani aplikasi visanya. Siap deh diserahkan ke Pusat Aplikasi Visa dengan alamat :

PT VFS Services Indonesia
Lt. 22, Zona B
Plaza ASIA
Jl. Jenderal Sudirman Kav 59
Jakarta - 12190

     7. Yang harus dibawa ke pusat aplikasi visa:

• formulir online cetak yang telah dilengkapi dan tandatangani;
• paspor, yang masih berlaku setidaknya 6 bulan setelah tanggal perjalanan;
• 1 foto berwarna wajah ukuran paspor (45mm x 35mm) yang terbaru, yang memenuhi kriteria/persyaratan yang ditetapkan di photo guidance (panduan foto) (PDF 326KB terbuka di layar baru);
• biaya aplikasi visa, atau bukti bahwa telah membayar;
• dokumen pendukung apa saja yang berkaitan dengan aplikasi dan fotokopi masing-masing dokumen (termasuk terjemahannya dalam bahasa Inggris);
• jika mengajukan aplikasi points-based system, bawa formulir self-assessment yang telah dilengkapi, ditandatangani dan diberi tanggal; dan
• paspor sebelumnya yang memiliki bukti perjalanan ke luar negeri.

8. Di VFS, petugas akan mengecek dan menata ulang semua dokumen. Petugas juga akan menghitung kecukupan dana, apabila keberangkatan kita tidak dibiayai sponsor. Dana Rupiah akan dikonversi ke dalam poundsterling  (1 GBP = Rp 15.000). Besarnya dana minimal yang dibutuhkan untuk setiap kategori visa akan berbeda. Kemudian kita akan membayar biaya aplikasi serta fasilitas SMS dan pengiriman kembali dokumen (opsional, di luar biaya aplikasi).

9. Kita mesti menunggu lagi untuk pengambilan biometrik (pindai sidik jari dan pas foto).

10. Urusan pengajuan visa selesai. Tinggal menunggu SMS pemberitahuan jika kita menggunakan fasilitas ini.